El mail que reciba el traductor tendrá un botón de “Aceptar” o "rechazar". En cuanto un traductor lo
acepte, le llegará un mail al PM avisando de la aceptación con los datos del
traductor. Cuando el resto de traductores intente aceptar ese trabajo, de forma
automática les avisará que el trabajo ya fue asignado.
De esta forma el PM no tiene que crear ningún correo, (ni
llamar por teléfono) para consultar la disponibilidad a los traductores, ya que
toda la gestión se realizará de forma automática.
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Cómo seleccionar varios traductores para una tarea
Para buscar y enviar una consulta de disponibilidad a varios traductores para consultar quien puede realizar una tarea determinada, desde la propia tarea y una vez que haya dado de alta el servicio, seleccione " Enviar solicitudes"
Esta opción le llevará al buscador avanzado donde le mostrará todos los traductores de su base de datos que cumplen los requisitos para realizar el servicio de la tarea.
Marque los traductores a quien quiera enviar un mail de consulta de disponibilidad para realizar la tarea y seleccione enviar solicitudes.
Antes de enviar las solicitudes tendrá la opción de agregar notas para los traductores, el nombre del PM, el del cliente y el archivo adjunto. El resto de información de la tarea saldrá por defecto.
Agregar un documento.
Para agregar un documento al mail de consulta automática de disponibilidad, seleccione "Añadir archivo".
Podrá añadir el archivo que haya dado de alta dentro del proyecto que está gestionado en Gespoint.
Una vez configurado el mail, seleccione "Enviar solicitudes"
El programa le confirmará el envío de los mails.
Remitente del mail.
Los traductores recibirán un mail cuyo remitente será (en este orden):
- La dirección de correo del responsable del proyecto.
- Si el PM no tiene dado de alta un mail en su ficha, entonces el remitente será el usuario/empleado que envíe las solicitudes.
- Si el empleado no tiene dado de alta su mail en la ficha, entonces el remitente será el mail de la empresa que tendrá dado de alta en el módulo de "Configuración- Parámetros"
Mail que reciben los traductores.
Los traductores recibirán un mail con los datos de la tarea, el archivo adjunto (en caso de haberlo agregado) y un link para poder aceptar o rechazar la tarea. En el link podrá agregar notas para el PM.
Link
Cuando otro traductor quiera aceptar la tarea, le saldrá un mensaje avisando que la tarea ya fue asignada.
Mail que recibe el PM
Cuando un traductor acepte el trabajo, el PM recibirá de forma automática, la confirmación de la tarea por parte del traductor desde info@gespoint.com
Asignar el traductor y enviar Orden de Pedido
El PM podrá copiar y pegar el Nº de la tarea para buscarlo en Gespoint, asignar el traductor y enviarle la Orden de Pedido.
Una vez dentro de la tarea seleccione "Asignar" para dar de alta el traductor que haya aceptado el trabajo.
Una vez que esté asignado el traductor podrá emitir y enviar la orden de pedido siguiendo el procedimiento habitual.
Configuración de Gespoint Translator Business para un envío correcto de los mails.
1º Paso: Verifique que tiene correctamente dado de alta la dirección de mail de cada PM en la tabla de "Empleados /Recursos" dentro del módulo de "Configuración"
2º Paso: Verifique el mail de la empresa en "Parámetros- Pestaña Empresa" ubicado en el módulo de configuración.
3º Paso: Configurar el servidor de salida.
Para que el servidor de salida de los mails sea su servidor seleccione:
"Módulo configuración- Parámetros- Pestaña Opciones- Correo saliente" y complete los datos correspondientes.
En caso de no configurar el servidor de correo, se utilizará el servidor de Gespoint.
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